O que é WhatsApp Business? | GUIA completo para um atendimento profissional

Gestão Jan 09, 2020

WhatsApp Business é a versão do aplicativo de troca de mensagens WhatsApp com recursos exclusivos para micro e pequenos negócios se comunicarem com seus clientes. Os recursos além de facilitaram a interação, a tornam mais rápida e automatizada.

O WhatsApp possui atualmente 2 bilhões de usuários ativos em todo mundo. Em janeiro de 2018 lançou uma extensão do aplicativo: o WhatsApp Business com muitas funcionalidades úteis para os donos de micro e pequenas empresas. E a versão ‘Business’ caiu mesmo no gosto dos empreendedores. Não sabe o que é WhatsApp Business? Continue lendo!

Sabe aquela situação chata de receber a mensagem de um cliente às 23h pouco antes de ir dormir? Responder ou não responder: eis a questão.

Uma das condutas mais importantes para quem é dono de um negócio é criar um protocolo de atendimento ao cliente.

A situação que descrevemos acima de receber uma mensagem fora do horário comercial e não responder pode gerar desconforto com alguns clientes sem muito tato para entender a situação.

Os recursos do WhatsApp Business tornaram o uso do aplicativo mais profissional e tiraram a informalidade do WhatsApp pessoal.

Quer entender melhor o que é WhatsApp Business? Criamos um guia completo com tudo que você precisa saber para adotar essa versão do aplicativo na sua empresa. Explicamos:

  1. O que é WhatsApp Business?
  2. Como funciona o WhatsApp Business?
  3. Quais os recursos do WhatsApp Business?
  4. Quem pode usar o WhatsApp Business?
  5. Como criar uma conta no WhatsApp Business
  6. Por que usar WhatsApp Business?
  7. Quais os benefícios do WhatsApp Business?

GUIA completo do WhatsApp Business

1. O que é WhatsApp Business?

O WhatsApp Business é um aplicativo gratuito de troca de mensagens para celular utilizado por 50 milhões de empresas atualmente.

Funciona da mesma maneira que o WhatsApp convencional, mas foi projetado para donos de micro e pequenos negócios que precisam profissionalizar sua comunicação.

No Brasil, o WhatsApp é um app bastante popular e tornou-se uma maneira rápida de as pessoas se comunicarem.

Como tudo tem um lado B, os donos de negócio, principalmente, tem problemas em gerenciar o contato com os clientes.

A informalidade da ferramenta permite o envio de mensagens em qualquer horário e muitas pessoas esperam uma resposta rápida mesmo fora do horário comercial.

Com a chegada do WhatsApp Business, os negócios agora podem ter um número de telefone exclusivo (que não seja o do dono, por exemplo) como contato para atendimento ao cliente.

Assim, é mais fácil se conectar com os consumidores, classificar e automatizar as respostas das mensagens recebidas.

2. Como funciona o WhatsApp Business?

O WhatsApp Business funciona tanto em smartphones com sistema Android quanto IOS. Para começar a usar, basta fazer o download do aplicativo para cadastrar o número desejado.

Além de poder fazer esse processo com um número novo, você pode migrar um número em uso no WhatsApp para o WhatsApp Business.

Depois de baixar o aplicativo, insira o número e siga as etapas que aparecerem na tela. Será preciso preencher uma descrição, o número do telefone e o endereço da empresa.

Seguindo todas as etapas, basta concluir o processo para começar a divulgar seu número.

3. Quais os recursos do WhatsApp Business?

O diferencial do WhatsApp Business são os recursos que ele oferece e que facilitam a criação de um atendimento ao cliente centralizado e profissional.

Algumas das principais ferramentas do WhatsApp Business são:

Perfil comercial

No WhatsApp Business, as empresas têm um perfil comercial com as principais informações do negócio disponíveis como:

  • endereço;
  • descrição da empresa;
  • horário de funcionamento;
  • endereço de e-mail;
  • catálogo de produtos;
  • site.

Ao iniciar uma conversa com uma conta comercial aparece na tela a seguinte frase: “Você está conversando com uma conta comercial. Toque para mais informações.

Com isso, é fácil do cliente identificar que a empresa está usando a versão ‘Business’.

Respostas rápidas

As respostas rápidas são um recurso ótimo do WhatsApp Business, pois ele permite salvar as respostas padrão mais enviadas no dia a dia.

Assim, o atendimento fica mais fácil e o cliente recebe a informação que precisa mais rapidamente para resolver seu problema ou tirar uma dúvida

Etiquetas

Cliente novo, novos pedidos, casos especiais. Existem diversas categorias de clientes e no WhatsApp Business é possível criar etiquetas para marcar as conversas e localizá-las com rapidez e facilidade quando precisar.

Estatísticas

O WhatsApp Business informa também dados quantitativos sobre o uso do aplicativo e permite saber quantas mensagens foram enviadas, entregues e lidas.

Uma forma simples de mensurar a quantidade de contatos recebidos, quantos foram concluídos, as mensagens em aberto, etc. que ajudam a manter um atendimento de qualidade.

Mensagens automáticas

Lembra da saia justa de receber uma mensagem às 23h? Usando uma conta no WhatsApp Business você pode configurar uma mensagem automática, informando o cliente do horário de atendimento e solicitando o aguardo da resposta até o dia seguinte.

A função catálogo do WhatsApp Business permite cadastrar produtos e serviços para divulgar dentro da plataforma e facilitar as vendas pelo aplicativo.

WhatsApp Web

O WhatsApp Business também pode ser usado pelo computador. Existem duas opções:

Para quem trabalha o dia todo no computador é uma mão na roda não ter que pegar o celular. É só trocar de aba para responder um contato.

4. Quem pode usar o WhatsApp Business?

Todo profissional, pessoa física (autônomos) ou jurídica (micro e pequenos), pode usar e aproveitar as vantagens do WhatsApp Business.

As empresas do setor do comércio tradicional e virtual e prestadores de serviço são os principais usuários da ferramenta.

Confira como funciona o app no vídeo abaixo e aprenda mais dicas de como usar os recursos para automatizar, organizar e responder rapidamente a mensagens.

5. Como criar um perfil no WhatsApp Business

O passo a passo para instalar e criar um perfil comercial no WhatsApp Business é fácil e intuitivo. É só seguir as etapas abaixo para começar a usar essa ferramenta estratégica de comunicação.

1. Baixe o aplicativo do WhatsApp Business na loja oficial do seu smartphone e instale-o no seu celular;

2. Concorde com os termos de uso para continuar a criação do perfil;

3. Transfira sua conta do WhatsApp tradicional para o Business ou cadastre um novo número. Para transferir siga as etapas que aparecem na tela;

OBS: para usar o whatapp tradicional e o Business no mesmo smartphone, é necessário que o mesmo tenha entrada para dois chips, pois os números precisam ser diferentes.

4. Para criar um novo perfil, confirme o número de celular através de um código que é enviado por SMS;

5. Selecione uma foto para o perfil (dica: use a logo da empresa), coloque o nome e marque a categoria de negócio;

6. Avance e vá em para o menu Configurações > toque no seu Nome comercial no topo da página > Editar (ícone lápis);

7. Preencha os campos de endereço da empresa, descrição do negócio, horário de funcionamento, e-mail de contato e site.

Pronto! Com as informações principais disponíveis no perfil comercial, basta divulgar esse número para os clientes nas redes sociais, na assinatura de e-mail e outros canais para centralizar o atendimento do cliente na ferramenta.

Veja o passo a passo no vídeo abaixo:

6. Por que usar WhatsApp Business?

Um dos motivos pelos quais o WhatsApp Business é tão útil é porque ele é fácil de usar.

Devido ao Whatsapp já ser uma ferramenta presente na vida dos brasileiros, tanto os proprietários das empresas quanto os clientes consideram vantajoso poder se comunicar pelo app. Então a barreira de aprendizado que outras ferramentas trariam é eliminada.

Além disso, é uma plataforma segura e confiável para trocar mensagens e conversar sobre vendas e negócios em geral.

Isso porque o canal também pode ser usado para negociar com fornecedores e outras empresas que dão suporte para o funcionamento do negócio.

Quer conhecer outros benefícios da ferramenta? Separamos os principais benefícios que o WhatsApp Business agrega e como eles impactam positivamente os negócios.

7. Quais os benefícios do WhatsApp Business?

Profissionalizar o atendimento ao cliente

Os principais “problemas” de usar o WhatsApp pessoal para negócios são:

  • a ideia que muitas pessoas têm de que as mensagens precisam ser respondidas no momento em que são recebidas;
  • e que podem enviar mensagens a qualquer hora do dia (madrugadas inclusas).

Essas duas facilidades — resposta rápida e liberdade de fazer contato — realmente existem, mas precisam de uma moderação para educar os clientes.

Afinal, nenhum profissional está em “modo trabalho” 24h por dia, sete dias por semana, não é mesmo?

Com uma conta no WhatsApp Business, você cria um canal apenas para o negócio, estabelece um horário de atendimento e tem um cartão de visitas acessível com todas as informações do negócio.

Assim, os clientes são informados de que estão falando com um perfil comercial que possui um padrão de atendimento.

Ter um perfil de empresa

O recurso ‘Perfil de empresa’ do WhatsApp Business que apresentamos acima ajuda a criar uma espécie de cartão de visita digital dentro do aplicativo.

Ou seja, qualquer pessoa que adicione seu contato pode verificar todas as informações além do telefone como endereço, site, e-mail de contato, horário de funcionamento e etc.

Assim, você economiza nos custos de impressão e pode compartilhar o número com as pessoas, destacando que é seu contato profissional.

Evitar o excesso de trabalho

O estresse no trabalho foi considerado uma doença pela Organização Mundial de Saúde (OMS) e o WhatsApp Business contribui para que os empresários “desliguem” após o horário de trabalho.

Assim como os consumidores passam a entender que é preciso aguardar o horário de atendimento, os donos se permitem um descanso, sabendo que seus clientes estão recebendo retorno.

Começar uma conversa via QR code

O QR code é um recurso conhecido e que agora está agregado ao WhatsApp Business para facilitar o início de uma conversa.

Antes, para enviar uma mensagem era necessário salvar o número no celular ou receber o contato de alguém.

Agora, basta pegar o QR code disponível no perfil comercial e colocá-lo em pontos-chave como embalagens, etiquetas, vitrines da loja física, etc.

Para pegar o QR Code, basta acessar as Configurações > Ferramentas comerciais > Link curto > Ver código QR.

Fazer pagamento pelo aplicativo

Um dos recursos mais recentes adicionados ao WhatsApp Business é a opção de fazer pagamentos pelo aplicativo.

Com este recurso você pode aceitar pagamentos dos clientes com cartões de crédito e débito sem precisar sair do WhatsApp.

O sistema é gerenciado pelo Facebook Pay e processado pela Cielo e, atualmente, os bancos parceiros são Banco do Brasil, Nubank e Sicredi.

As empresas pagam uma taxa fixa por transação de 3,99%. Saiba mais sobre o recursos no site oficial do WhatsApp.

Se interessou por essa vantagem? Confira no vídeo abaixo como configurar esse recurso e mandar um zap com a cobrança para os clientes:

Catálogo de produtos online

Outro recurso do WhatsApp que facilita as vendas pelo aplicativo é o ‘Catálogo’. Agora você pode cadastrar seus produtos com fotos, descrição, tamanhos disponíveis e preços e compartilhar com os clientes nas conversas.

Assim, você facilita a compra e o pagamento direto no aplicativo como vimos no tópico acnterior.

Para configurar o catálogo de produtos ou serviços do seu negócio, basta acessar o menu Configurações > Ferramentas comerciais > Catálogo.  

WhatsApp Business vs. WhatsApp Messenger

Agora que você conhece mais sobre o WhatsApp Business e como ele pode te ajudar a gerenciar o contato com os clientes, preparamos um infográfico comparativo das principais diferenças em relação ao WhatsApp Messenger tradicional.

Atendimento profissional = mais vendas

O atendimento ao cliente é um dos processos chave para qualquer negócio. Se a sua empresa ainda não tem uma conta no WhatsApp Business, vale a pena investir na ferramenta.

Com mais contatos você pode apostar em novas oportunidades para seu negócio e crescer sua empresa.

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