Automatização de processos administrativos: faça a tecnologia trabalhar para você!

Tecnologia Fev 27, 2020

A automatização de processos administrativos está revolucionando o mercado. Hoje, todos os setores e empresas que sabem como se beneficiar da ferramenta estão colhendo frutos inacreditáveis. 

Quer um exemplo? Uma empresa de telecomunicações que automatizou seu processo de recrutamento e seleção e aumentou seu faturamento em 211%

Se você está interessado em fazer com que a tecnologia trabalhe para você e sua equipe em troca de mais produtividade e lucratividade, está lendo o artigo certo! Preparamos um material especial sobre tecnologias automatizadas e sua aplicação nos processos de vendas. 

Por que investir em automatização de processos administrativos? 

Investir em automatização de processos administrativos é uma decisão pra lá de sábia. Tornar digital um processo antes realizado manualmente pode trazer ganhos inacreditáveis para sua equipe e para a empresa. 

E para provar que os argumentos são muitos, montamos uma lista com algumas das principais vantagens de trabalhar com tecnologia automatizada. Se liga! 

  1. Menos esforço, mais produtividade 

Ao usar uma API (ou uma Interface de Programação de Aplicações), é possível integrar ferramentas e fazer com que elas troquem dados de forma automática e ágil. Isso significa que sua equipe poupará esforços em trabalhos operacionais e poderá se dedicar a tarefas mais estratégicas! 

Agora, pense com a gente: qual o resultado da soma entre atividades automatizadas e uma equipe concentrada em atividades mais complexas? Se você pensou na palavra produtividade, está acertou! 🏆

  1. Menor margem de erros

…afinal de contas, estamos falando de robôs 🤖, não é mesmo? 

Por meio da automatização de processos administrativos, os dados gerados e trabalhados ganham uma dose extra de confiabilidade, uma vez que a programação das APIs e ferramentas é baseada em uma operação-modelo (realizada corretamente) repetida de forma contínua. 

  1. Custos reduzidos 

Processos automatizados permitem que as empresas liberem recursos que antes seriam destinados às demandas manuais (como compra de insumos de escritório, treinamentos para a equipe etc.) e os invistam em novas áreas, inclusive aquelas com maior projeção de lucro, como os setores de inteligência,  inovação e estratégia de expansão de mercado.  

O resultado dessa alocação de recursos geralmente é visto no médio/longo prazo, mas não decepciona.

  1. Dados integrados e acessíveis

Ter um e-commerce ou loja que funcione de forma fluida e permita que processos essenciais, como a organização das vendas online, sejam planejados com atenção plena: seria um sonho?

Nós respondemos: não, meus amigos! Com a automatização de processos administrativos, isso também é possível! 🙂

Por meio da integração dos dados feita pelo sistema automatizado, toda a informação da empresa passa a se concentrar em um único local. Isso facilita o acesso dos colaboradores de diversos setores a informações fundamentais para formatar as melhores estratégias de venda do produto

Quais tipos de automatização de processos administrativos podem ajudar na área de vendas? 

Existem diversos tipos de automatização de processos administrativos para o setor de vendas. São ferramentas que integram o processo de pagamento a outras aplicações, e permitem uma gestão de e-commerce totalmente integrada e com alto nível de entrega. 

Quer conhecer alguns exemplos de automação de processos voltadas para vendas? Então confira a seguir! 

Atendimento ao cliente 

Sabemos muito bem que o índice de exigência dos clientes com as empresas cresce continuamente. Basta um descuido, enganos de interpretação ou tempos de espera maiores do que o usual para configurar sérios erros no atendimento ao cliente.

Para evitar que isso aconteça, é possível integrar ferramentas de pagamento com aplicações de atendimento ao cliente, possibilitando o contato imediato após a compra. 

Quer um exemplo? A Pluga oferece a integração de várias ferramentas de gestão de pagamentos com o MailChimp, que cria ou atualiza os dados do cliente na lista de e-mails tão logo a compra for finalizada. 

Controle de Vendas e clientes

Aliar uma ferramenta incrível de gerenciamento de projetos ao processo de vendas. Já pensou que incrível? Com automatizações como a do Mercado Livre + Trello, isso é possível! 

Com a união, é possível iniciar um projeto na ferramenta a partir de uma venda aprovada no Mercado Livre. Isso garante que cada um dos clientes seja contabilizado na base sem erros, possibilitando um controle de vendas e clientes super efetivo!  

Gestão de Vendas 

Vender um serviço é a coisa mais gratificante do mundo, não é mesmo? Mas preencher planilhas cadastrais com todos os dados de um cliente ou fornecedor acaba com a alegria de qualquer um. 🥺

Com as automatizações do Google Sheets com sua ferramenta de gestão de vendas ou ERP de gestão empresarial, os cadastros são feitos de forma automática, a partir do preenchimento de uma coluna gatilho. À medida que você entra os dados na planilha, eles são migrados para o sistema e, literalmente, faz o trabalho para você! 

Emissão de notas fiscais 

Fazer emissão e gestão de notas fiscais não precisa ser foco exclusivo de nenhum vendedor. Por isso, algumas automatizações de processos são direcionadas para a resolução dessa questão. 

Com as automatizações do MercadoPago, por exemplo, a emissão de notas fiscais de serviço ou produto é feita automaticamente após a conclusão da venda. 

Parece mágica 🧙, mas é a realidade. 

Posso usar automatização de processos administrativos em outras áreas? 

Agora, você deve estar se perguntando: será que só posso utilizar automatização de processos administrativos na área de vendas?

Sua resposta está logo a seguir. Confira na lista algumas das possibilidades do uso de APIs e tecnologia automatizada em outras áreas de segmentos complementares ao de vendas. 

Marketing

A automação de marketing para e-commerce utiliza softwares para realizar diversas atividades, que vão desde a segmentação de clientes e rastreamento de leads até a gestão de redes sociais e o envio de e-mail marketing. 

Automatizar processos de marketing impacta diretamente no aumento do fluxo de vendas, pois otimiza os resultados dos processos que estão diretamente ligados aos clientes. 

Logística

Com a automatização de processos logísticos, é possível executar de forma rápida o processamento de dados referentes a cálculo de fretes, rastreamento de entregas, auditoria de faturas, entre outros. 

O uso de tecnologias automatizadas na gestão de logística permite que os clientes acompanhem o status de seus pedidos em tempo real. Isso agrega valor à experiência de compra e eleva os índices de satisfação com a empresa. Se você estava se perguntando como melhorar o relacionamento com o seu cliente, essa é, definitivamente, uma das formas. 

Gestão de estoque

A aposta na automatização de processos nesse setor é certa: aumenta a eficiência e facilita a gestão dos produtos, permitindo que você saiba tudo sobre controle de estoque

Com o apoio de um software, é possível integrar todas as áreas envolvidas no processo de estocagem e armazenamento, o que reduz o retrabalho e integra os setores. Além disso, as APIs de gestão de estoque oferecem escalabilidade. Isso significa que um sistema automatizado está preparado para acompanhar o crescimento da empresa, podendo ser atualizado e incrementado conforme a evolução do negócio. 

Tudo certo para turbinar suas automatizações de processos administrativos?

Pode falar: a vida fica ou não muito mais fácil quando conhecemos a automatização de processos administrativos? Em um mundo tão acelerado e tecnológico como o nosso, fica pra trás quem não consegue usar os recursos disponíveis para alcançar melhores resultados e maior produtividade. 

Agora, você também pode fazer parte do time que aproveita as oportunidades e faz com que a tecnologia trabalhe no seu lugar! 

* Este post foi escrito por Diego Minone, CMO da Pluga, apaixonado por dados, produtividade e chocolate meio amargo.

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