5 erros na emissão de nota fiscal eletrônica para se atentar

Finanças 6 de Mai de 2021

Existem alguns erros na emissão de nota fiscal eletrônica que empresas podem acabar cometendo. Um exemplo é o preenchimento incorreto das informações. No entanto, isso não é nada bom e deve ser evitado ao máximo, porque pode resultar em multas e processos.

Diante da importância em impedir falhas, listamos os cinco principais erros na emissão de nota fiscal eletrônica para você ficar atento (a). São os seguintes:

Emitir NF-e no tipo errado
Preencher com informações erradas
Confundir NF-e com DANFE
Utilizar qualquer certificado digital
Não fazer uma gestão das notas emitidas

5 erros na emissão de nota fiscal eletrônica

Caso a sua empresa realize o processo de emissão de notas fiscais manualmente, é bem provável que erros já tenham acontecido. Conheça os mais comuns para ficar alerta:

1. Emitir NF-e no tipo errado

Muitas pessoas não sabem, mas existem vários tipos de nota fiscal eletrônica. E cada modelo serve para uma situação diferente. Os três principais tipos são os seguintes:

Nota fiscal eletrônica de produto (NF-e);
Nota fiscal eletrônica de serviço (NFS-e);
Nota fiscal eletrônica de consumidor (NFC-e).

A NF-e de produto é a mais conhecida e “comum”, porque é emitida na venda de produtos físicos. Ou seja, um grande número de empresas emitem esse tipo de NF-e, como é o caso dos e-commerces.

Já a NFS-e é a versão utilizada para a prestação de serviços. Sendo assim, é emitida por empresas que oferecem assinaturas de SaaS (software como serviço), cursos, entre outros serviços.

E a NFC-e é um documento mais recente que foi criado para substituir o cupom fiscal no varejo. Diante disso, é emitida por supermercados, farmácias e afins.

Veja mais detalhes sobre os tipos de notas fiscais no vídeo da Serasa Experian:

2. Preencher com informações erradas

Para emitir uma nota fiscal eletrônica, é preciso de uma série de informações sobre a empresa, o produto e o cliente.

É nesse processo que ocorre a maioria dos erros na emissão de nota fiscal eletrônica, porque, se realizado manualmente, é uma tarefa bem trabalhosa e demorada.

As chances dos dados serem preenchidos incorretamente são muito altas quando a atividade é realizada com uma menor atenção devido à falta de tempo ou ao grande volume de notas fiscais.

Isso pode gerar diversos problemas para a sua empresa e para o consumidor, porque multas podem ser aplicadas e o produto pode ser retido ou confiscado. Além disso, a nota precisará ser emitida novamente, gerando retrabalho.

3. Confundir NF-e com DANFE

Muitos erros na emissão de nota fiscal eletrônica também são cometidos por conta das pessoas não conhecerem as diferenças entre a NF-e e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE).

O DANFE é um documento que sempre deve ser emitido em conjunto com a NF-e. Ele conta com um resumo das informações da nota fiscal e, apesar de não ter validade jurídica, obrigatoriamente deve ser enviado ao cliente.

Isso porque ele possibilita o consumidor acompanhar o transporte do objeto (compras online) e ter acesso ao arquivo XML da NF-e.

Sendo assim, é preciso garantir que haja uma consistência de informações em ambos os documentos e que o DANFE seja enviado ao cliente.

Caso ocorra alguma falha, a empresa pode levar multas e o consumidor pode recusar o produto e até mesmo abrir um processo.

Quer saber mais sobre o DANFE? Assista ao vídeo abaixo TecnoSpeed TI:

4. Utilizar qualquer certificado digital

O certificado digital é uma chave criptografada que serve para comprovar a autenticidade da identidade virtual de pessoas jurídicas ou físicas. Você precisa tê-lo para conseguir acessar diversos sistemas e documentos do governo.

A questão é que existe mais de um tipo de certificado digital e inúmeras empresas o vendem. Por isso, antes de comprá-lo, é fundamental realizar uma boa análise para entender qual certificado digital faz mais sentido para o seu negócio.

Além disso, é fundamental verificar se a empresa que está fornecendo o certificado é credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP Brasil), que é o órgão regulador dessas identidades.

Atentando-se a esses detalhes na hora de escolher um certificado digital, é possível selecionar um que seja adequado e confiável, evitando-se, assim, erros na emissão de nota fiscal eletrônica.

5. Não fazer uma boa gestão das notas emitidas

Outro erro comum na emissão de nota fiscal eletrônica, é acreditar que o trabalho acaba após a emissão e o envio do DANFE para o cliente.

Depois dessas atividades, é preciso fazer uma gestão adequada das notas que foram emitidas, principalmente se há um volume relativamente grande delas.

Caso não haja um processo e uma organização pensada para armazenar as suas NF-e’s, as chances de ter problemas com a regularização de tributos são muito grandes. Além disso, também é bem provável que ocorram transtornos com clientes.

Confira também: Como organizar financeiramente uma empresa para maximizar a sua lucratividade?

Como evitar erros na emissão de NF-e?

Muitos dos erros na emissão de notas fiscais eletrônicas são decorrentes de falhas em processos manuais. Alguns deles podem ser corrigidos com a emissão de uma nova NF-e após o cancelamento da incorreta.

No entanto, esse processo é um retrabalho que consome tempo e que pode se tornar um grande problema caso ocorra com frequência.

Logo, o melhor caminho é a prevenção desses erros. Mas como faz isso? A resposta é mais simples do que parece: automatizando a emissão e gestão de notas fiscais eletrônicas.

A automatização pode ser feita facilmente com a utilização de um software parceiro da GYRA+: o NFE.io.

Ele torna todos os processos essenciais relacionados à NF-e automáticos, como a emissão, o cálculo de impostos e o envio do DANFE para o e-mail dos clientes.

Este artigo foi escrito pela NFE.io, um sistema que descomplica a emissão e o gerenciamento de notas fiscais com o intuito de otimizar o tempo, a produtividade e o lucro das empresas.