Como fazer gestão de fornecedores em apenas 4 passos

Muitas empresas investem grande parte de seu tempo e dinheiro na administração da relação com o cliente, ação essencial para garantir o crescimento da empresa e se aproximar do público final.

Entretanto, a gestão de fornecedores, que se encontra na outra ponta do processo e é igualmente importante para o sucesso de uma organização, nem sempre recebe o mesmo cuidado e investimento.

Não sabe como fazer a gestão de fornecedores com cuidado e eficiência? Está com dúvidas sobre as vantagens que esse investimento pode trazer para a sua organização? Continue a leitura e entenda como a gestão de fornecedores pode ajudar no crescimento da sua empresa.

Qual a importância de fazer uma gestão de fornecedores?

A gestão de fornecedores pode ser definida como o conjunto de ações determinado por uma empresa para mitigar riscos com terceiros, aumentar a produtividade e garantir a permanência do desempenho da cadeia de suprimentos.

Essa gestão, que também é conhecida como Supplier Relationship Management (SRM), envolve desde a criação e acompanhamento de KPIs (key performance indicators ou indicadores-chave de performance, em português) até mesmo o monitoramento de pontos relacionados à homologação dos fornecedores, como ética, Compliance e governança corporativa.

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Quais são as vantagens em investir na gestão de fornecedores?

Apesar de ser um processo complexo, a gestão de fornecedores é responsável por uma série de benefícios organizacionais. Com ela, é possível:

Mitigar riscos na cadeia de suprimentos

Os riscos estão presentes na nossa rotina e são quase que impossíveis de serem totalmente eliminados.

Mas com alguns cuidados, como verificar se eles atendem padrões mínimos de prestação de serviços e o cumprimento de leis e regulamentações, os riscos podem ser mitigados, assim como as chances da sua organização se envolver em problemas financeiros ou reputacionais.

Melhorar relacionamentos com fornecedores

Imagine que uma empresa de eletrônicos possui três fornecedores diferentes para as mesmas peças de controles remotos, mas entendeu que precisa cortar um dos fornecedores.

Os três fornecedores oferecem preços similares e sempre entregam os produtos dentro do prazo e com a qualidade esperada. Mas um dos fornecedores sempre parece estar “enrolado”, demorando para responder e-mails e com dúvidas constantes que já foram respondidas algumas vezes.

Nenhuma empresa quer trabalhar com um fornecedor que causa mais problemas que soluções, por isso ter uma gestão de fornecedores pode ajudar. Com ela, a sua equipe de Procurement terá uma melhor visão de cada um dos parceiros e entenderá quais relacionamentos precisam ser melhorados, assim como quais precisam ser trocados.

Reduzir gastos

Apesar deste ser o último ponto, não tem como negar sua importância. Redução de gastos é um objetivo recorrente de todas as organizações, e com a gestão de fornecedores ele se torna uma possibilidade.

Com uma boa gestão de fornecedores e a nutrição de relacionamentos positivos com terceiros, maiores serão as chances do comprador conseguir negociar com fornecedores termos do contrato para reduzir gastos sem afetar a rentabilidade de nenhuma das partes. Ou seja, no final, todos ganham.

Como fazer uma gestão de fornecedores eficiente?

Para garantir os resultados esperados e diminuir riscos organizacionais, para fazer uma gestão de fornecedores eficiente, esse processo deve ter 4 etapas, que são:

Planejamento estratégico;
Políticas internas;
Qualificação e homologação de fornecedores;
Monitoramento e avaliação de fornecedores homologados.

1. Planejamento estratégico

O primeiro passo de qualquer ação organizacional deve ser um planejamento estratégico, até mesmo quando falamos da gestão de fornecedores.

Durante o planejamento, é importante ser extremamente realista até mesmo nas metas. Todas as expectativas durante o projeto devem ser desafiadoras mas, ao mesmo tempo, atingíveis.

Dentre os pontos que devem ser avaliados para auxiliar a criação do planejamento, estão:

Orçamento disponível;
Metas de desempenho para fornecedores;
Valores mínimos e máximos para cada uma das parcerias;
Necessidades de suprimentos para a cadeia de suprimentos;
Como o serviço ou produto do parceiro se encaixa na supply chain.

Com essas informações em mãos, será mais fácil definir os parâmetros do relacionamento entre empresa e fornecedor e os objetivos para cada uma das partes. Ademais, sua equipe de Procurement também compreenderá quais são os valores que se encaixam no planejamento montado.

2. Políticas internas

Em grandes corporações, nem sempre a equipe de Procurement ou o gestor será o responsável pelas contratações de fornecedores, precisando delegar a função para outros colaboradores ou setores.

Por isso, para que a gestão de fornecedores seja mais eficiente e segura, outro passo que sua organização deve tomar é estabelecer um “relacionamento padrão” que diferentes departamentos organizacionais consigam replicar com facilidade.

Com essas políticas internas, como a definição de um código de conduta e adoção de uma linguagem similar para interagir com o fornecedor, se tornará mais fácil garantir a sintonia entre as partes.

3. Qualificação de fornecedores

Se você quer saber como fazer gestão de fornecedores eficiente, preste muita atenção nesse passo.

Na qualificação de fornecedores, sua organização deve reunir informações públicas e privadas dos possíveis parceiros para garantir que a relação comercial seja saudável. Apesar deste ser um processo extenso, é nele em que os colaboradores conseguem separar “o trigo do joio” e agregar parceiros responsáveis à cadeia de suprimentos.

Uma maneira de facilitar esse processo é por meio da adoção de ferramentas de qualificação de fornecedores, como a Linkana. Nela, é possível realizar a consulta e análise automática de documentos públicos, além de oferecer um portal interativo para coleta e processamento de dados privados.

4. Monitoramento dos fornecedores aprovados

Após aprovar a entrada do fornecedor na cadeia de suprimentos organizacional, você pode ter pensado que o trabalho acabou.

Agora, mais do que nunca, é importante prestar atenção e monitorar esse parceiro.

Desde a validade e a renovação das informações colhidas durante o processo, para se certificar que novas pendências não apareçam, até a qualidade e cumprimento das obrigações, tudo deve ser acompanhado de perto para garantir que o desempenho do fornecedor é o esperado.

Artigo escrito pela Linkana, empresa referência na análise pública automatizada de Compliance e governança corporativa do processo de homologação de fornecedores.